はじめに 読みやすい文章が仕事の印象を変える！
「伝えたつもりなのに、誤解された…」「メールを書くだけで時間がかかる…」
さき
読みやすい文章って難しくないですか？
そんな悩みを感じている20代の新社会人の方へ。
文章は、社会人生活に欠かせない“伝える力”の基本です。読みやすい文章が書けるようになると、報連相・メール・資料作成・SNS発信など、あらゆる場面での信頼度がぐんとアップします。
この記事では、読みやすく伝わる文章を書くための方法と構成テクニックを、初心者にもわかりやすく解説します！
私も取り入れるよう意識している内容なので、一緒にチェックしていきましょう！
読みやすい文章に共通する7つの特徴
まずは、読みやすい文章ってどんなもの？という疑問からクリアにしていきましょう。
✅ 読みやすい文章の特徴
- 結論が最初に書かれている
- 1文が短くシンプル
- 難しい言葉を使わずやさしい言い回し
- 適度に改行が入っていて見やすい
- 論理的な流れがある
- 要点が整理されている
- 読者の視点で書かれている
この7つを押さえるだけで、文章がぐっと伝わりやすくなります！
文章構成の基本を知ろう
構成が整っていない文章は、どんなに内容がよくても伝わりません。
さき
結論ファーストってよく言うよね！
新人でも意識しやすい「基本の3ステップ構成」はこちら👇
- 結論（まず言いたいことを伝える）
- 理由（なぜそう思うのかを説明）
- 具体例（イメージしやすい事例でサポート）
この流れを守るだけで、読み手が自然に納得しやすくなります。
PREP法でロジカル＆読みやすい文章が完成！
PREP法とは、プレゼンや文章で「わかりやすく伝える」ための有名な構成法です。
PREP法とは？
- P（Point）結論
- R（Reason）理由
- E（Example）具体例
- P（Point）再結論
なぜPREP法が効果的なのか？
人の脳は「まず結論が欲しい」と感じるものです。
結論を先に伝えることで「この人は何が言いたいのか？」がすぐにわかり、相手は安心して続きを読めます。
特に、上司や取引先など忙しい人に読んでもらう文章では「結論ファースト」が超重要です！
PREP法の構成を例文で解説💡
例）社内チャットで提案をするとき
P（結論）
この会議はオンライン開催に変更したほうがいいと思います。
R（理由）
なぜなら、参加メンバーの半数以上がリモート勤務で移動が負担になっているからです。
E（具体例）
たとえば、先週の会議では出社できなかったメンバーが多く、議論が進みませんでした。
P（再結論）
そのため、次回からはオンライン開催が適していると考えます。
どうですか？読みやすく、納得感がありますよね😊
PREP法が活きるシーンはこんなとき！
✅ 上司への報告メール
✅ 提案・改善案の共有
✅ プレゼンや会議での発言
✅ SNSやブログの投稿文作成
特に「話がまとまらない…」「何から書けばいいかわからない…」というときほど、PREP法を使ってみましょう。
PREP法をうまく使うコツ
- 最初の結論はハッキリと書く（迷わない）
- 理由は1～2個でOK（深掘りしすぎない）
- 具体例は身近なもの、数字や実績があると説得力UP
- 再結論は短くていいので、自信をもって締める！
PREP法のテンプレートを使って練習しよう📄
mathematicaコピーする編集する【PREPテンプレート】
結論（Point）：
私は◯◯だと思います。
理由（Reason）：
なぜなら、◯◯だからです。
具体例（Example）：
たとえば、◯◯という事例があります。
再結論（Point）：
だから、私は◯◯がよいと考えます。
毎日1回でもこの型で文章を練習してみると、自然と「伝える力」が身につきますよ✨
短文でテンポよく！理解されやすい文章のコツ
読みやすい文章には“短さ”が重要です。
さき
まとまっている感じがしますよね！
✅ NG例
「このプロジェクトは、全体の進捗を見ながらスケジュール調整やチーム内の意見交換を行う必要があり、業務の効率化を目指しています。」
✅ OK例
「このプロジェクトでは、スケジュール管理が必要です。
また、チーム内の意見交換も行い、効率化を目指しています。」
たったこれだけで、見やすさ・読みやすさが一気にUP！
具体例を入れると説得力と共感が倍増！
抽象的な文章は理解されづらいもの。そんなときは「自分の体験」や「誰かの例」を加えるのがコツです。
💡 たとえば…
「メールは簡潔に書きましょう」と言うよりも、
「先輩に『メールがわかりやすくなったね』と褒められたのは、結論を最初に書くようにしたからです」
のほうがイメージしやすいですよね。
文のリズムを意識してスムーズな流れをつくる
読みにくい文章は「ずっと同じ調子」で続いてしまっていることが多いです。
テンポをよくするには👇
- 長文と短文をバランスよく交える
- 接続詞（しかし、そしてなど）を使いすぎない
- 読点「、」を使って呼吸のリズムをつくる
👂 音読してスムーズに読めるか？をチェックすると効果的です！
さき
読んでみると、あれ？変だなって感じるんですよね
読みにくい文章の落とし穴と対策
新人がついやりがちなミスも事前に知っておくと安心です。
❌ よくある失敗
- 1文が長くて迷子になる
- 同じ言い回しが繰り返される
- 結論が最後にある
- 見た目がギッシリしていて読む気が失せる
✅ 解決法
- 1文は60文字以内を目安に
- 言い換えや段落の工夫を意識する
- 結論は最初に！PREP法を使う
- 改行をしっかり使って“スキマ”をつくる
すぐに使える！読みやすくなる実践テクニック7選
📌 今日から使えるポイントはこちら！
- 結論は最初に伝える
- PREP法を使って構成する
- 1文は短く、端的に
- 改行を多めに入れて読みやすく
- 専門用語や難しい表現は避ける
- 具体例で補足する
- 書いたら音読して読み返す
特に「新人らしさが出ないようにしたい」と思っている人ほど、丁寧な構成が信頼につながります！
まとめ｜読みやすい文章は武器になる！
社会人としての第一歩。文章が読みやすいだけで、あなたの印象は大きく変わります。
- 読みやすい＝伝わる力
- 相手を考えた構成と表現が大切
- PREP法と短文の工夫がポイント
毎日メールやチャットで書く文章の中から、ぜひ“読みやすさ”を意識してみてください。
今日の一文から、あなたの伝える力が変わり始めます✍️✨
一緒に意識していきましょう！
