新社会人必見！作業が捗るAIツール完全ガイド｜ビジネスで使える便利ツールを紹介

はじめに

「仕事をもっと効率化したい！」「作業を時短して自分の時間を増やしたい！」そんな20代の新社会人の皆さんへ！

近年、AI技術の進化によって、日々の業務を爆速で進められるツールが続々登場しています🚀✨ AIを活用すれば、面倒な作業は自動化し、もっとクリエイティブな仕事に集中できます！

本記事では、文書作成やメール対応、タスク管理などビジネスで役立つAIツールを紹介！

「AI初心者でも簡単に使えるものばかり」なので、気軽に試してみてください👏

🔍 AIツールを使うメリット

まず、AIを取り入れることでどんな良いことがあるのかをチェックしましょう！

業務の時短と効率アップ: AIツールを使うことで、これまで手作業で時間がかかっていた事務作業を大幅に短縮できます。
ある若手ビジネスパーソンの例では、生成AIを導入した結果、事務作業の時間が50%以上削減できたという報告もあります。
日々のタスクを素早く片付けられれば、空いた時間で新しいことに挑戦できますね。
アウトプットの質向上: AIはケアレスミスの削減やアイデア出し支援にも力を発揮します。
「業務・作業の効率化」だけでなく「アウトプットの質の向上」につながったと感じる人も多く、ある調査では生成AIを業務で活用した社会人の77.8%が何らかの成果を実感したそうです！
例えば文章の校正AIを使えば誤字脱字が減り、より洗練された資料を作成できるでしょう。
スキルアップと信頼獲得: AIツールを使いこなすこと自体がこれからの時代の武器になります。
効率よく成果を出せれば上司や同僚からの信頼も得やすくなります。
事実、AIで仕事のスピードを上げて上司から信頼を勝ち取り、同期より早く大きな仕事を任された新人もいるほどです。
効率化は単に時間を生むだけでなく、自身の成長機会を広げることにもつながります！

✅ 作業時間を大幅に削減！ ➔ AIで事務作業を自動化すれば、時間を50%以上カットできることも！

✅ アウトプットの質が向上！ ➔ 文法ミス削減・アイデア出しをAIがサポート！

✅ スキルアップ＆キャリアアップに直結！ ➔ AIを活用するスキルは、今後のキャリアに超重要！

「上司や同僚に『仕事が早いね！』と褒められたい！」そんな人は、ぜひ試してみてください🙌

📑 文書作成が捗るAIツール

「資料作りが大変…」そんな時に頼れるAIツールを紹介！

📚 Grammarly（https://www.grammarly.com/） ➔ 英文の文法・スペルミスを自動チェック！
英語でメールや資料を書くならGrammarlyがおすすめです！AIが文法ミスやスペルミスをリアルタイムで指摘してくれるので、書きながら英語の品質を向上できます。
修正だけでなく改善提案も提示してくれるため、「より自然で読みやすい英語」にブラッシュアップ可能です。英文ライティングに自信がない新社会人でも、Grammarlyがあれば安心してコミュニケーションできます。
無料版でも基本的なチェック機能が使えますが、有料版にすると高度な文法チェックや語彙の提案、盗用検出まで対応してくれます。

📝 Notion AI（https://www.notion.so/product/ai ） ➔ 長文の要約＆文章リライトが超便利！
話題のオールインワン情報整理ツール「Notion」に組み込まれたAIアシスタントです。
ノートを書いていて「この文章、もっと簡潔にならないかな？」というときにNotion AIが便利。文法や表現の誤り、誤字脱字などを自動で指摘・修正してくれるだけでなく、文章のトーン（硬さ・柔らかさ）まで変更できます。長文テキストの要約機能もあり、会議メモや資料からポイントを抜き出すのも得意です。例えば長い議事録も「要約して」と指示するだけでキーポイントを整理してくれます。
情報整理から文章リライトまでマルチに活躍する頼れる相棒です！

🌟 Wordtune（https://www.wordtune.com/） ➔ 英文を「もっと簡潔に」「カジュアルに」リライト！
英文の表現を言い換えたり要約したりしたいときに役立つのがWordtuneです。AIが文章の意味を保ちながら、よりシンプルで明快な表現に書き換える提案をしてくれます。
例えば一文を入力すると、カジュアルな言い回しやフォーマルな表現など複数のバリエーションを数秒で提示してくれるので、自分の伝えたいニュアンスに合った文章を選べます。1単語から段落全体まで対応しており、冗長な文章をスッキリさせたいときに重宝します。
また要約機能も強力で、長文の記事やレポートを読み込ませれば主要なポイントを抜き出したサマリーを生成してくれます。※現時点では英語向けのツールなので、日本語文章には利用できませんが、英語業務で大いに活用できます。

📧 メール対応を効率化するAIツール

「メールに時間がかかる…」そんな悩みを解決！

📩 Remail（https://www.remail.ai/） ➔ GmailにAIアシスタントを追加！返信文を自動生成！
RemailはGmailに導入できるAIメールアシスタント拡張機能です。受信したメールに対して、「肯定的な返信」「否定的な返信」などボタン一つでトーンを指定すると、その内容に応じた返信文をまるごと下書きしてくれます。
例えばクレームメールに対して「謝罪して解決策を提案」と要望すれば、適切な敬語でお詫びと対策を盛り込んだ文案をAIが作成。自分で一から文章を考えなくても複数のドラフト案が提示されるので、あとは微調整するだけです。
返信の漏れや表現ミスも減らせて、メール対応にかかる時間が劇的に短縮されます！

🔄 ChatGPT（https://openai.com/chatgpt ） ➔ 「このメール、もっとフォーマルにしたい！」→AIが最適な表現を提案！
汎用的な対話AIであるChatGPTもメール作成に大活躍します。例えば「取引先への納期延長依頼メールを書いて」とプロンプトを入力すれば、丁寧で適切なメール文を即座に生成してくれます。自分で書くと時間のかかるビジネスメールも、一瞬で高品質なドラフトが得られるので効率的です。
また、メールの下書きを貼り付けて「もっと丁寧な言い回しに改善して」と頼めば、より洗練された表現にリライトしてくれるなど応用範囲は無限大。ChatGPTを使いこなせばメール作成の手間が大幅に削減でき、しかも文章力もアップします！
※機密情報は直接入力しない、生成内容は必ず確認する、といった基本ルールは守りましょう。

🎨 データ管理・分析に便利なAIツール

「データの整理が苦手…」そんな方におすすめ！

📊 Numerous.ai（https://numerous.ai/） ➔ Excel＆GoogleスプレッドシートでAI関数が使える！
Numerous.aiはGoogleスプレッドシートやExcelに直接組み込んで使えるAIアシスタントです。最大の特徴は「関数を自分で覚えなくてもいい」こと。【=AI()】など専用の数式を使えば、ChatGPTの自然言語処理でやりたい処理を実行してくれます。
たとえば「このリストをカテゴリー別に分類して」と日本語で指示すれば、該当カラムに自動でカテゴリを割り振る、といった芸当も可能。テキストから自動で返信メール文を生成することもでき、アイデア次第で様々な業務に活用できます。
要するにスプレッドシート上で対話的にデータ処理や分析ができるイメージです。複雑な関数に頭を悩ませずテキスト入力だけで作業できるので、データ整理の効率が大幅アップします！

💡 Tableau AI（https://www.tableau.com/） ➔ データを自動で可視化＆トレンド分析！
データビジュアライゼーションで有名なTableauにもAI機能が搭載され、データ分析がよりスマートになりました！大量の売上データやアンケート結果も、TableauのAIが裏でパターンを解析し、注目すべきトレンドや異常値を自動検出して教えてくれます。
【例えば、Tableau AIを使えばデータセット内の異常値やトレンドの変化を自動的に検出可能】で、売上データの急激な変動をいち早く察知して問題発生前に対策を講じることができます！
専門的な分析スキルがなくても、グラフに現れにくい洞察をAIが自然言語で説明してくれる機能もあり、データから得られる学びを最大化できます。Tableau自体のドラッグ＆ドロップ操作の手軽さも相まって、誰でも簡単にデータを可視化＋深掘りできるのが強みです。

📅 タスク管理＆会議効率化ツール

「スケジュール管理＆会議メモをAIに任せたい！」

📒 Fireflies.ai（https://www.fireflies.ai/） ➔ Zoom会議の発言を自動で文字起こし＆要約！
会議中にメモを取るのは大変ですが、Fireflies.aiがあれば安心です！AI搭載の「議事録アシスタント」で、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議に参加させると、発言内容を自動で録音・文字起こしし、さらに議論の要点を要約までしてくれる優れものです。参加者はメモ取りの負担が減り、目の前の議論に集中できますね🎶
会議後には発言テキストと要約が残るので、後から「あの時の決定事項は何だっけ？」と見直すのも簡単です。日本語の精度は英語ほど高くないという報告もありますが、改善が進んでおりビジネス利用が増えています。会議の生産性アップに心強い味方です。

🗓 Motion（https://www.usemotion.com/） ➔ AIが「最適なタスク管理スケジュール」を自動作成！
MotionはスケジュールとToDoリストを自動で最適化してくれるAIアシスタントです！忙しい日々でも「何を優先し、どの時間に何をするか」をAIが提案・調整してくれるので、自分専属の秘書のように働いてくれます。
具体的には、登録したタスクに優先度をつけ、締切までに終わるよう空き時間に自動配置したり、会議のスケジューリングでカレンダーの競合を解消したりしてくれます。
予定が変わってもAIが即座に他の時間にタスクを組み直すため、「何をいつやるか」で悩む必要がありません。実際に10,000人以上の経営者やプロフェッショナルが利用している実績があり、多忙な新人ビジネスパーソンにもピッタリです🎶

🎶 仕事の集中力を高めるAIツール

「気が散って作業が進まない…」そんなときに！

🎵 Brain.fm（https://www.brain.fm/） ➔ AIが作る「集中力を高める音楽」でディープワーク！
Brain.fmは「脳が集中しやすくなる音楽」をAIが生成して提供してくれるユニークなサービスです。科学的に設計されたバックグラウンドミュージックを流すことで、雑念を減らし作業に没頭できる状態（フロー状態）へと誘導してくれます。
実際、Brain.fmで提供される音楽はAIが作曲し、脳科学者が調整を行っており、ただ心地よいだけでなく深い集中を生み出す効果があるとのこと。全世界で累計4,000万時間以上も再生され、あるデータではタスク完了時間が39%短縮したという結果も報告されています！
作業用BGMとして流すだけなので導入も簡単です。集中したいときのお供に試してみる価値ありですよ🎶

💡 RescueTime（https://www.rescuetime.com/） ➔ 「何にどれだけ時間を使った？」を自動分析！
RescueTimeはPCやスマホ上での活動を自動で記録し、各アプリやサイトに費やした時間をグラフで可視化してくれるツールです！例えば1日のうちメール対応に2時間、資料作成に3時間、SNS閲覧に30分…といった具合に時間の使い方の「見える化」ができます。
意外な時間泥棒に気づけるので、「この作業は明日以降効率化しよう」など改善に役立ちますよね。さらに目標設定や集中時間のアラート機能もあり、「午前中はSNSブロックして集中」といったルールで生産性を高めることも可能です。自分の働き方の傾向をデータでフィードバックしてくれるので、セルフマネジメントの強い味方となります！